Topics ist ein Informationsmanagement-Programm, das Konzepte
verschiedener Datenverwaltungs-Systeme unter einer einheitlichen
Oberfläche verbindet. Das sind:
-(relationale) Datenbanken
-Konzepte aus Dateisystemen (wie TOS, MS-DOS, UNIX oder MacOS) sowie aus
-Volltext-und Hypertext-Systemen.
Durch diese Verbindung ergeben sich zahlreiche neue Möglichkeiten
der Verwaltung komplex strukturierter Informationen.
Dies ist eine Demo-Version, mit der Datenbanken mit bis zu 500
Datensätzen und 40 Bereichen (s.u.) erstellt und abgespeichert werden
können. Die Datenbanken können dann mit der Vollversion weiterbearbeitet
werden. Diese Demo-Version kann frei weitergegeben und kopiert werden.
Von Topics gibt es übrigens auch eine Windows-Version, die mit der
Atari-Version kompatibel ist.
Mit Topics können verschiedenartige Informationen gemeinsam
und nach Themenbereichen geordnet verwaltet werden.
Dabei ist es mit Topics möglich, einen Informationsbestand
(eine Infobank in Topics-Sprechweise) nach und nach aufzubauen,
ihn also langsam wachsen zu lassen und immer mehr Informationen
in ihm zu verwalten. Durch Topics Flexibiltät ist es nicht notwendig,
die Struktur des Informationsbestandes bereits am Anfang
aufs Genaueste zu planen und einzurichten.
Dies kann nach und nach geschehen, parallel zur Dateneingabe.
Falls notwendig oder gewünscht, können die Informationen auch wieder
völlig umgeordnet werden. Auf die Informationen kann dabei über
eine vollgrafische Oberfläche zugegriffen werden. Dadurch ist es
sogar für Dritte möglich, sich in unbekannten Datenbeständen
zurechtzufinden.
Topics eignet sich damit in der derzeitigen Ausbaustufe insbesondere
für die Literaturverwaltung, durch die Möglichkeit, auch Dateien
in eine Infobank einzubinden, auch zur Datei-, Dokumenten- und
Korrespondenzverwaltung. Insbesondere durch die Möglichkeit,
verschiedenartige Informationen gemeinsam zu verwalten, können Sie
mit Topics Ihren ganzen persönlichen Informationsbestand verwalten,
angefangen mit Notizen und Adressen über Zeitschriften, Bücher und
Artikel bis hin zu Ihrer CD-, LP oder Videosammlung. Topics behält
für Sie die Dinge, die Sie (zumindest auf Jahre hinaus) nicht alle
im Kopf behalten können und stellt Ihnen diese bei Bedarf wieder
zur Verfügung. So können Sie auch die Arbeit, die Sie in die
Erschlieβung oder Erstellung von Daten oder Informationen z.B.
während des Studiums, eines Projektes, einer wissenschaftlichen
Arbeit etc. hineingesteckt haben für die Zukunft sichern und
die Informationen gleichzeitig anderen leichter zugänglich machen.
Um zu verstehen, wie Topics dies macht, stellen Sie sich Topics
zunächst einmal eine Art Windows-Dateimanager vor, der nicht
Dateien, sondern Datensätze verwaltet.
Statt der Verzeichnisse gibt es in Topics Bereiche. Statt Dateien enthalten
diese Bereiche Infos. So werden in Topics Datensätze genannt,
wie sie aus (relationalen) Datenbanken bekannt sind.
Genauso wie Verzeichnisse Unterverzeichnisse enthalten können,
können Bereiche Teilbereiche enthalten. Ähnlich wie Verzeichnisse
können auch Bereiche bzw. Teilbereiche stets neu angelegt,
umgeordnet oder auch wieder gelöscht werden. Die Bereichsstruktur
ist allerdings noch wesentlich flexibler als die Verzeichnisstruktur.
Den Bereichen können Infos zugeordnet werden. Diese Zuordnung kann
durch einfaches Verschieben mit der Maus, ähnlich dem Verschieben
von Dateien zwischen Verzeichnissen, auch wieder geändert werden.
So können Sie einen Informationsbestand langsam wachsen lassen,
indem Sie nach und nach neue Daten eingeben und in die Datenbank nach
und nach strukturieren und wachsen lassen.
Infos in Topics
===============
Die kleinste Informations-Einheit in Topics sind die Infos.
Infos sind nicht weiter unterteilbar. Sie ähneln den Datensätzen
oder Records in anderen Datenbanken. Infos können also in
Dialogboxen eingegeben und bearbeitet werden. Entsprechend
den Eingabefeldern in diesen Dialogboxen bestehen Infos also
aus verschiedenen Feldern. Verschiedene Typen von Infos sind dadurch
definiert, welche Felder sie enthalten. So enthält ein Info vom
Typ Buch als Felder wohl AUTOR, TITEL, VERLAG etc., ein Info
vom Typ Adresse als Felder NAME, WOHNORT, STRASSE etc.
Infos sind innerhalb von Bereichen in (prinzipiell endlosen) Listen
aufgelistet, ähnlich wie Dateien in Verzeichnissen aufgelistet sind
oder Datensätze in (relationalen) Datenbanken in Tabellen.
Den Aufbau von Infos können sie in Topics frei definieren
(s. Arbeiten mit Info-Typen)
Infos können Dateien zugeordnet werden. Wenn Sie die zu einem
Info gehörende Datei bearbeiten möchten, kann Topics das
entsprechende Windows-Programm automatisch starten und die Datei öffnen.
Ordnung nach Bereichen
======================
Der zweite grundlegende Begriff in Topics nach Info ist Bereich.
Bereiche können am ehesten mit Verzeichnissen vergleichen werden,
wie sie z.B. aus dem Windows-Dateimanager bekannt sind, nur daβ
in Bereichen eben keine Dateien abgelegt werden, sondern
Datensätze oder (in Topics-Sprechweise) Infos. Ähnlich wie
Verzeichnisse Unterverzeichnisse haben können, können Bereiche
Teilbereiche haben, die zu jedem Zeitpunkt angelegt, umgeordnet
und auch wieder gelöscht werden können. Damit können mit
Bereichen ähnlich wie mit Verzeichnissen Hierarchiebäume
aufgebaut werden. Allerdings sind die Möglichkeiten der
Strukturierung von Bereichen wesentlich gröβer als bei
Verzeichnissen (s.u.).
Info-Typen in Topics
====================
Der dritte grundlegende Begriff in Topics ist Info-Typ.
In Topics können verschiedenartige Infos gemeinsam und
gemischt verwaltet werden. So können z.B. Infos zu Büchern
gemeinsam mit Infos über Filme oder Zeitschriften oder
Adreβ-Infos verwaltet werden. Jeder derartige Typ von Infos
ist vor allem gekennzeichnet durch eine eigene Eingabemaske.
So haben Infos vom Typ Buch eine andere Eingabemaske als
Infos vom Typ Adresse. Während die Eingabemaske für Buch-Infos
Felder wie AUTOR, TITEL, VERLAG etc. enthalten dürfte, sind in der
Eingabemaske für Adreβ-Infos wahrscheinlich Felder wie
NAME, WOHNORT, STRASSE, TELEFON etc. enthalten.
Ein Info-Typ faβt alle die Festlegungen zusammen, die mit einem
bestimmten Typ von Infos zusammenhängen. Dazu gehört insbesondere,
wie bereits erwäht, die Eingabemaske für Infos dieses Typs. Dazu
gehören aber auch die Festlegungen, wie Infos dieses Typs in
Bereichsfenstern dargestellt werden und welche Reports für Infos
dieses Typs existieren.
Bei (relationalen) Datenbanken sind innerhalb einer Tabelle nur
gleichartige Datensätze aufgelistet, d.h. Datensätze mit
denselben Feldern, denselben Feldnamen und Feldbreiten etc.
Eben dadurch entsteht ja die Tabellenstruktur. In Topics können dagegen
innerhalb eines Bereichs verschiedenartige Infos aufgelistet sein,
z.B. Infos zu Adressen, Filmen, Notizen, Zeitschriften, Medien etc.
Schnelleinstieg
===============
Datenbanken ansehen
===================
In (relationalen) Datenbanken werden die Listen, in denen
die Datensätze aufgelistet werden, Tabellen genannt. Zwischen
Datenbanktabellen und Topics-Bereichen gibt es jedoch einige
wesentliche Unterschiede. Während eine Datenbank meistens nur
relativ wenige Tabellen enthält (oft nur 1-3, 30-40 sind bereits sehr viel),
enthält eine Topics-Infobank oft 100 Bereiche und mehr, da
normalerweise ein. Nachdem Sie Topics gestartet haben, wählen Sie
den Menupunkt Datei/Öffnen und laden Sie eine der Bespieldatenbanken
mit der Endung ".TOP".
Eventuell müssen Sie noch etwas scrollen, um den ersten Bereich zu
sehen. Damit sich die gesamte Datenbank öffnet, müssen Sie auf
das 2. Icon von links klicken oder auf dem farbigen achteckigen
Bereichssymbol mit der linken Maustaste doppelklicken und
dabei die linke Umschalt-Taste gedrückt halten. Die Teilbereiche
eines Bereichs erscheinen jeweils rechts neben dem Bereich.
Rechts neben diesen Teilbereichen erscheinen wiederum
deren Teilbereiche etc.
Durch Klick auf die rechte Maustaste oder auf das 1.Icon von links
können Sie in die Gesamtansicht umschalten und dort durch
Aufziehen eines Rahmens und durch Verschieben des Rechtecks
in der Datenbank navigieren. Durch nochmaligen Klick auf
die rechte Maustaste ist man wieder in der Arbeitsansicht.
Um die eigentlichen Datensätze zu sehen, müssen Sie auf einen
Bereichsnamen mit der linken Maustaste doppelklicken (mit
Umschalt-Taste öffnen sich mehrere der kleinen Bereichsfenster
gleichzeitig.) Wenn Sie auf den Maximierer eines dieser
kleinen Bereichsfenster klicken (das Symbol rechts neben dem Bereichsnamen),
vergröβert es sich auf Fenstergröβe.
Um einen Datensatz bearbeiten zu können, müssen Sie nur auf diesen
doppelklicken (oder ihn selektieren und dann den Menupunkt
Bearbeiten/Info bearbeiten wählen) . Dann wird die Dialogbox
aufgeschaltet, in der dieser Datensatz bearbeitet werden kann.
Dort kann auch der Typ dieses Datensatzes geändert werden, womit sich dann auch die Eingabemaske ändert. In der Eingabemaske können Sie auch eine Datei inkl. Programm angeben. Sobald Sie die Eingabemaske verlassen haben, können Sie durch Klick auf den Dateinamen in das Programm inkl. Datei verzweigen.
Wie Infos in Bereichsfenstern dargestellt werden, also welche Felder Sie in welcher Reihenfolge und in welcher Breite Sie dort sehen, können Sie über das Info-Typen-FensterHELP_KON_INFO_TYPEN_BS festlegen.
Datenbanken bearbeiten
======================
Neue Datensätze können Sie anlegen, indem Sie einen Bereich mit
der Maus selektieren und dann den Menupunkt Bearbeiten/Info neu anlegen
wählen. Um zu einem Bereich einen neuen Teilbereich anzulegen,
wählen Sie diesen Bereich durch Anklicken mit der linken Maustaste
aus und wählen dann den Menupunkt Bearbeiten/Bereich neu anlegen.
Um sich eigene Eingabemasken anzulegen, wählen Sie den Menupunkt
Bearbeiten/Info-Typen. Es wird das Info-Typen-Fenster aufgeschaltet,
in dem alle Info-Typen der geladenen Infobank aufgelistet sind.
In dem aufgeschalteten Fenster klicken Sie einen der Info-Typ-Namen
(am Anfang der Zeile) mit der linken Maustaste an, halten diese
gedrückt, bewegen die Maus um eine Zeile nach unten und
lassen die Maustaste dann los. In der erscheinenden Dialogbox
wählen Sie die Option Kopieren. Durch Doppelklick auf den
Neuen Typ können Sie die Eingabemaske bearbeiten (s. Dialogbox
Info-Typen bearbeiten). Dort können Sie z.B. neue Felder anlegen,
alte löschen, die Gröβe und Position der Felder oder deren
Beschriftung ändern.
Infos und Bereiche können nun verschoben, kopiert und dupliziert
werden ähnlich wie Sie Dateien und Verzeichnisse im Dateimanager
kopieren und verschieben können. Dabei kann während des Verschiebens
durch Klick auf die SHIFT-Taste automatisch gescrollt werden.
Auβerdem können Sie beliebig angelegt und über die Menupunkte
Bearbeiten/Infos entfernen bzw. Bearbeiten/Bereich entfernen entfernt
bzw. gelöscht werden.
Wichtig und einzigartig ist die Fähigkeit von Topics, Infos und Bereiche
duplizieren zu können. Damit ist dann dieselbe Information an
verschiedenen Stellen in der Datenbank sichtbar, obwohl Sie natürlich
nur einmal im Speicher vorhanden ist. Informationen können damit konsequent
nach rein inhaltlichen Gesichtspunkten nach Themenbereichen geordnet werden.
Sie können beliebig vielen Themenbereichen zugeordnet werden.
Suchen
======
Um in Topics zu suchen, wählen Sie zunächst einen Bereich durch
Anklicken mit der linken Maustaste aus und wählen dann den
Menupunkt Suchen/Suchen. Topics sucht dann in allen Infos des
ausgewählten Bereichs und aller seiner sichtbaren Teilbereiche.
Um in allen Infos der Datenbank zu suchen, öffnen Sie diese
z.B. durch Klick auf das 2. Icon der Funktionsleiste und wählen dann
den Bereich ganz links aus.
Falls den Datensätzen Dateien zugeordnet sind (s.u.) können Sie
Topics auch in diesen Dateien suchen lassen. Gefundene Begriffe
werden dann auch gleich in einem Fenster angezeigt.
In Eingabemasken können Datensätze nun gescrollt werden. Damit sind
beliebig groβe Eingabemasken mit bis zu 32000 Feldern pro Datensatz
möglich.
Reports
=======
Es können Reports erstellt werden (über die Menupunkte Report/...HELP_KON_MENU_REPORT).
Auch dazu müssen Sie vorher einen Bereich durch Anklicken mit der linken Maustaste auswählen.
Über den Menupunkt Report/Reportvorlage gestaltenHELP_KON_MENU_REPORT_GESTALTEN können Sie in einem graphischen Report-Editor Inhalt und Aussehen des Reports festlegen.
Importieren und Exportieren
===========================
Um Daten aus anderen Datenbanken und Programmen übernehmen zu
können, können Sie über den Menupunkt Datei/Textdatei importieren
Daten in Topics importieren. Wählen Sie zuvor durch Anklicken mit
der Maus den Bereich aus, in dem die importierten Daten erscheinen sollen.
Für eine Reihe von wissenschaftl. und kommerz. Datenbanken gibt es
spezielle Importfilter, damit Daten aus diesen Datenbanken besonderes
leicht importiert werden können (s. Import von Daten aus
Wissenschaftsdatenbanken). Solche Filter gibt es derzeit für DIMDI,
